Gestão de projetos jurídicos – Como a metodologia ágil pode ajudar seu escritório

 I – Introdução

Agendada a reunião, comparece o CEO da empresa cliente e o “founder partner” do escritório. Você, seguro do trabalho desenvolvido, começa sua explanação e, em menos de 5 minutos de fala, é interrompido. O CEO da empresa cliente diz: – nós gostaríamos de mudar a abordagem do projeto, ou então, a solução proposta não se adequa ao rumo da empresa, ou então, gostaríamos de priorizar outro item no projeto. Enfim, qualquer que seja a fala significou: – retrabalho; – desgaste com o cliente; – desgaste com o “founder partner”; – vergonha.

E tudo isso não se deu em decorrência de uma trabalho mal feito, pelo contrário, o projeto é excelente, somente não atendeu aos interesses do cliente.

Simplificando a questão, podemos pensar na entrega de um contrato, um simples contrato, que usualmente entregamos quando finalizamos. Entendemos que a participação de quem nos contratou nesse processo pode atrapalhar, afinal, quem cursou direito foi você. E a mesma situação do exemplo acima ocorre, as cláusulas não servem para o seu cliente, as que ele gostaria que estivessem no contrato não estão lá. Mais uma vez as necessidades não foram atingidas e lá vem de novo: – retrabalho; – desgaste com o cliente etc.

Justamente vivenciando esse tipo de situação, um grupo de 17 desenvolvedores de software se reuniu em 2001 para discutir quais as melhores formas de desenvolvimento de projetos. Dessa reunião surgiu um documento intitulado manifesto ágil . Nesse documento constam 4 valores e 12 princípios do software ágil que não repetiremos nesse artigo, mas vale muito a pena a pesquisa.

Em suma, o manifesto ágil consagrou novas premissas na gestão de desenvolvimento de projetos e, embora inicialmente tenha sido pensado para a industria do software, as premissas lá elencadas provavelmente podem ajudar seu escritório ou departamento jurídico a realizar entregas com mais rapidez e com maior frequência, conforme as necessidades dos seus clientes.

E com esse intuito apresentaremos um case do escritório onde usamos metodologias com nomes poucos conhecidos pra quem cursou direito. Contudo, garantimos que te ajudará a entregar o necessário, quando necessário e na quantidade necessária e satisfazer os seus clientes.

II – O case

Uma startup que presta serviços de desenvolvimento de softwares contratou o escritório para prestar assessoria jurídica. A startup iniciou com dois sócios trabalhando home office e se desenvolveu rapidamente e hoje atua internacionalmente, tendo sua equipe crescido para 50 colaboradores. O rápido crescimento trouxe desafios que precisamos enfrentar, dentre eles:

    • um dos sócios não figura no contrato social;
    • os serviços são prestados para autarquias públicas que tem regras rígidas de compliance;
    • os colaboradores são todos PJs, e atuam, a princípio, como se empregados fossem;
  • não foram redigidos contratos de prestação de serviços dos colaboradores;
  • o número de serviços cresceu e a empresa precisa gerir os contratos celebrados;
  • nunca foi feito qualquer planejamento tributário e a empresa está prestes a extrapolar o limite do Simples Nacional;

III – O início do projeto – a sopa de letrinhas 5W2H

Optamos por iniciar esse projeto utilizando a planilha 5W2H que não mais é do que uma metodologia onde se mapeia:

  • o que tem que ser feito? (what)
  • porque tem que ser feito? (why)
  • onde deve ser feito? (where)
  • quando deve ser feito (when)
  • quem deve fazer? (who)
  • como deve ser feito? (how)
  • e quanto custa pra fazer? (how much)
Como podem notar, a sopa de letrinhas agora faz mais sentido, (5w: what, why, where, when, who e 2H: how e how much).

Com o desenvolvimento desse trabalho, notamos que as necessidades imediatas da empresa eram nas áreas:

  • trabalhista: precisávamos mapear os riscos passados, se houvessem, mapear a relação entre a empresa e os colaboradores e desenvolver um modelo de contratação adequado da análise feita.
  • societário: análise da atual sociedade, dos sócios e propor, se o caso, um novo arranjo societário.
  • compliance: análise das empresas com quem contrata, elaborar um política de compliance e se adequar a Lei Geral de Proteção de Dados;
  • cível: análise dos contratos com os fornecedores, mapeamento de necessidades e validação com tecnologia.
  • tributário: análise dos riscos, planejamento tributário.
  • propriedade intelectual: prevenir eventual reivindicação dos colaboradores pelo desenvolvimento dos softwares.

Ao termos o “WHAT”, numa reunião do time ajustamos o restante da 5W2H. Todavia, mesmo com o desenvolvimento da 5W2H não conseguíamos saber de forma assertiva o que deveríamos desenvolver primeiro e nem se a empresa contratante gostaria de desenvolver o que mapeamos.

Como desenvolvemos a planilha pelo Google Sheets, a compartilhamos com o contratante e explicamos o porque precisaríamos desenvolver cada trabalho e para a felicidade do time e garantia de um crescimento saudável da empresa, todos os serviços propostos foram aprovados.

Com a aprovação, surgiu um novo problema, como priorizar o que tem que ser executado?

No próximo artigo abordaremos a construção da matriz GUT de priorização que foi utilizada em concomitância com a matriz de impacto e esforço. Disponibilizaremos ainda todo o material utilizado para você.

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Matéria selecionada por Laryssa Abade.

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